Vi raccontiamo le sfide di comunicare un progetto Horizon 2020: l’esperienza di BAM! con PERCEIVE Project. Noi, come partner a coordinamento della comunicazione e disseminazione, abbiamo intrapreso un viaggio pieno di stimoli e tante soddisfazioni!
Tutti insieme appassionatamente: ‘partners come first’
La riuscita di un progetto complesso parte dalla conoscenza reciproca tra i partner: il mantra è alimentare il dialogo e lo scambio di idee. Farsi tante domande e cercarne le risposte insieme. La fluidità della comunicazione interna è infatti precondizione necessaria per il successo di quella esterna. Questa scelta implica uno sforzo non indifferente, soprattutto nei primi mesi di vita del progetto. Sforzo che però sarà ripagato ampiamente.
- Votiamo il logo insieme. Il coinvolgimento nella definizione della brand identity è il primo passo per concepire un’identità condivisa e nella quale la maggioranza dei partner si riconosce. Allo stesso modo tenerli informati sul work in progress del sito e richiedere una co-creazione per alcuni contenuti può essere determinante.
- Una mappatura interna. Capire come sono posizionati i propri partner sui social media e sul web aiuta a pianificare meglio la comunicazione del progetto stesso senza fare il passo più lungo della gamba e aggirare eventuali limiti strutturali.
- Un alfabeto comune. Trovare strumenti di gestione che possano facilitare il lavoro e l’assegnazione dei task, conferire un’idea chiara della timeline e delle scadenze. Investire un po’ di tempo per imparare a utilizzare questi tool (ad esempio, il Cloud per la condivisione dei file e piattaforme online per il project management) renderà, nel corso del progetto, le cose molto più facili.
- Chiamarsi tanto, chiamarsi spesso. Il team building trasversale, attraverso conference call e coinvolgimento sui social, è un ingrediente indispensabile per mantenere i rapporti senza perdersi di vista. Nel nostro caso, siamo riusciti a convocare riunioni virtuali più o meno mensilmente, sia per assegnare task di comunicazione sia per aprire dibattiti di natura strategica.
- Renderli Protagonisti. Sul Journal di PERCEIVE abbiamo realizzato un format di interviste rivolte ai partner. Domande semplici ma che permettono di immedesimarsi subito: il lettore può capire meglio cosa lo rende rilevante e riesce a dare un volto a un progetto che rischierebbe di rimanere molto astratto.
Editing dei contenuti e sensibilizzazione del pubblico
Seguire la comunicazione di un progetto di ricerca è come tentare di guidare contemporaneamente due macchine che vanno a velocità diverse. Il “comunicatore”, per antonomasia, non può aspettare: si condividono le informazioni mentre si va, perché l’immediatezza spesso è l’ingrediente essenziale. La ricerca, invece, richiede settimane, mesi, prima di produrre risultati e a volte non si ha la certezza della loro validità. Tuttavia, per un progetto come PERCEIVE, il valore aggiunto e il dovere di chi lo gestisce è di rendere noto come l’Unione Europea investa in questo tipo di ricerche affinché ci sia un impatto reale. Inoltre, far conoscere il progetto finché è in corso permette di raggiungere un pubblico il più ampio possibile alla sua conclusione, in vista del momento di condivisione dei risultati finali.
Come abbiamo superato questi ostacoli?
- Target e linguaggio, a chi ci rivolgiamo e dove. Il target dei progetti Horizon 2020 è tripartito, quindi abbiamo deciso di identificare tre personaggi (le cosiddette “personas”) che si rivolgono, rispettivamente, a cittadini, professionisti nell’UE e ricercatori. Questo escamotage permette di cucire su misura il linguaggio e il canale giusto per ognuno di essi.
- Contenuti. Questi in parte sono dati – il prodotto nudo e crudo della ricerca – e in parte possono essere news, ricerche e studi attinenti ai temi del progetto. Nel primo caso abbiamo chiesto ai ricercatori di mettere in evidenza gli aspetti più innovativi e rilevanti, per poi confezionarli graficamente e stilisticamente.
- Un approccio partecipativo. Uno degli obiettivi principali di PERCEIVE è fornire linee guida su come migliorare la comunicazione dei progetti europei. La nostra comunicazione è quindi un elemento chiave per testare pratiche di coinvolgimento e maggiore consapevolezza sull’operato dell’Unione Europea. Cerchiamo di rilanciare domande, dilemmi identitari e di appartenenza per capire come gli utenti si collocano emotivamente.
- Partecipazione a eventi. Portare la ricerca laddove può essere riutilizzata e messa in pratica per migliorare le carenze del policy-making. Live tweeting e stakeholder management all’interno di eventi permette, non solo di dare visibilità al progetto, ma anche di incontrare professionisti che possono usufruire direttamente di risultati di ricerca.
Cosa significa gestire una social community
La strategia ha premiato. Abbiamo iniziato il 2018, valicando la prima metà di vita del progetto, con ottimi risultati su social media e sito web. Su Facebook abbiamo superato i 2.200 fan, raggiunto 35.000 visualizzazioni e 400 commenti. L’argomento centrale del progetto alimenta un dibattito che è già fortemente presente sul web. Il tasso di engagement più elevato con la community è stato generato dai pool: abbiamo chiesto agli utenti di rispondere a delle domande attraverso le reazioni di Facebook. La vera sfida di PERCEIVE, tuttavia, non sta solo nello stimolare il dialogo, ma nel moderarlo, facendo riferimento a fonti attendibili e abbassando i toni quando necessario. Il community management richiede quindi un lavoro di ricerca e informazione costante, che permette di conversare senza imporsi e senza lasciar trasparire posizioni sbagliate.
Se vi siete appassionati visitate il sito e seguite PERCEIVE su Twitter, Facebook e Linkedin.
